Identificación y Mapeo de Procesos Clave

Dentro de la entrada Documentación de Procesos, uno de los pasos más cruciales es la identificación y mapeo de los procesos clave. Esta tarea no solo establece una base sólida para la creación de documentación detallada, sino que también facilita la transición al trabajo remoto al desglosar y comprender mejor cada aspecto del flujo de trabajo. En esta sección, exploraremos una estrategia efectiva basada en la creación de diagramas de flujo, permitiendo identificar, analizar y documentar los puntos críticos necesarios para un entorno laboral remoto exitoso.

Paso 1: Auditoría de Tareas Diarias

Comienza realizando una auditoría de tus tareas diarias. Anota todas las actividades que realizas a lo largo de tu jornada laboral. Incluye tanto las tareas rutinarias como las esporádicas, y no olvides considerar las interacciones con otros departamentos o equipos.

Paso 2: Creación del Diagrama de Flujo de Trabajo

Con la lista de tareas en mano, crea un diagrama de flujo de trabajo. Este diagrama debe representar visualmente el flujo de actividades desde el inicio hasta el final de cada proceso. Usa símbolos estándar para representar diferentes tipos de acciones, decisiones y puntos de conexión.

• Inicio y Fin: Usa óvalos para marcar el inicio y el fin del proceso.
• Actividades/Tareas: Representa cada tarea o actividad con un rectángulo.
• Decisiones: Usa diamantes para los puntos donde se toma una decisión que afecta el flujo del proceso.
• Conectores: Utiliza flechas para mostrar la secuencia y dirección del flujo entre tareas y decisiones.

Paso 3: Desglose de Tareas en Subtareas

Desglosa cada tarea del diagrama de flujo en subtareas más pequeñas. Este nivel de detalle ayuda a comprender mejor cada paso involucrado en el proceso. Por ejemplo, si una tarea es «Preparar informe mensual», las subtareas pueden incluir «Recopilar datos», «Analizar datos», «Redactar informe» y «Revisar informe».

Paso 4: Identificación de Puntos Críticos

Una vez que el diagrama de flujo está detallado, analiza cada punto del proceso para identificar aquellos que son críticos y necesitan documentación específica. Los puntos críticos son aquellos donde:

• Existe una alta probabilidad de errores.
• Se requiere coordinación entre múltiples equipos.
• Se toman decisiones importantes que afectan el resultado final.
• Hay dependencias de herramientas o recursos específicos.

Paso 5: Documentación de Procesos Clave

Para cada punto crítico identificado, comienza a documentar el proceso. La documentación debe incluir:

• Descripción del Proceso: Un resumen de lo que implica el proceso.
• Objetivos: Qué se espera lograr con el proceso.
• Instrucciones Paso a Paso: Detalles precisos de cada paso necesario para completar el proceso.
• Roles y Responsabilidades: Quién es responsable de cada paso.
• Recursos Necesarios: Herramientas, documentos o datos necesarios para ejecutar el proceso.
• Criterios de Éxito: Cómo medir si el proceso se ha completado exitosamente.

Para cada paso, documenta detalladamente qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, y qué herramientas o información se necesita. Esta documentación será crucial para que los empleados puedan seguir el proceso correctamente sin necesidad de estar en la oficina.

Beneficios de Esta Estrategia

Utilizar diagramas de flujo de trabajo para mapear y desglosar tareas facilita la comprensión de los procesos y ayuda a identificar con precisión qué aspectos necesitan documentación. Esta claridad no solo mejora la eficiencia y reduce errores, sino que también proporciona una base sólida para la formación de nuevos empleados y la adaptación al trabajo remoto.